办理员工入职 哪些风险需防范

  对企业来说，相较于入职后的管理，员工入职阶段的员工关系处理看上去很简单，但若不注意这个阶段的合规管理，很可能会给企业带来风险。

  这个阶段中，可能给企业带来风险的行为主要包括以下几项：

  随意签发录用通知。主要包括在体检合格前就签发录用通知、未确定录用便签发录用通知、录用通知载明事项不明确等。录用通知属于合同签订过程中的承诺，是用人单位同意录用劳动者的意思表示，在送达劳动者后即发生法律效力，不得单方面随意变更或解除，否则会因违约而承担民事责任;用人单位制作录用通知书时，如果需载明的事项不明确，可能会造成劳动者到岗不及时及违约责任不明确，给企业带来不必要的损失。

  拟定的劳动合同内容不规范。《劳动合同法》第十七条对劳动合同应当具备的必备条款作出了详细规定。除必备条款外，用人单位与劳动者还可以约定试用期、培训、保密、补充保险和福利待遇等其他事项。如果用人单位提供的劳动合同样本不规范，缺乏必备的条款，可能会导致劳动者主张劳动合同无效而被撤销，用人单位就要承担由此带来的风险。

  劳动合同签订时间不规范。《劳动合同法》第十条规定，建立劳动关系，应当订立书面劳动合同;已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。该法第八十二条第一款规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。所以用人单位应当自用工之日起一个月内与劳动者签订书面劳动合同，如果企业没有履行此项法律义务，则面临支付二倍工资的风险。

  劳动合同签订方式不规范。在这方面，有很多真实案例。比如，有的用人单位在书面劳动合同中没有加盖骑缝章，导致发生争议时双方所持劳动合同内容不一致，致使用人单位陷入诉讼困局;有的用人单位没有让劳动者现场签订书面劳动合同，而是让劳动者拿回家签完再上交，结果双方出现争议时，经鉴定劳动合同非劳动者本人签字，用人单位吃了哑巴亏;还有的劳动者甚至用特殊的笔在劳动合同上签字，时间长了字迹消失，后劳动者以单位未签书面劳动合同为由要求支付二倍工资差额时，单位难以拿出证据等。

  缴纳社会保险费不及时。主要包括建立用工关系后未及时缴纳社会保险费、试用期内不缴纳社会保险费等，由此会带来风险。《社会保险法》第四条规定，中华人民共和国境内的用人单位和个人依法缴纳社会保险费。《劳动合同法》第三十八条和第四十六条规定，用人单位未依法为劳动者缴纳社会保险费的，劳动者可以解除劳动合同并主张经济补偿。《社会保险法》第八十四条规定，用人单位不办理社会保险登记的，需要接受行政处罚。《工伤保险条例》第六十二条第二款规定，依照条例规定应当参加工伤保险而未参加工伤保险的用人单位发生工伤的，由该用人单位按照条例规定的工伤保险待遇项目和标准支付费用。根据上述规定，用人单位不及时办理社会保险参保缴费或在试用期内不为劳动者缴费的，要接受行政处罚、承担劳动者因未缴纳社保费离职时主张的经济补偿、未参保期间劳动者发生工伤的工伤待遇等。

  笔者建议，为实现合规管理，用人单位要做到以下几点：

  规范签发录用通知书的流程。首先，明确由单位人力资源部门代表用人单位统一签发录用通知书，并负责办理入职手续;其次，坚持先体检后录用，以确保录用通知的严谨性。在确定录用该劳动者的前提下再发出录用通知书，即在对拟入职劳动者做好背景调查、审查其符合岗位录用条件且体检结果合格(但需避免借体检结果实施就业歧视)的基础上，明确录用决定后，向其发出录用通知书。

  及时签订书面劳动合同。在订立书面劳动合同时，不要图省事而以录用通知书替代劳动合同，一定要依法拟定规范的书面劳动合同，超过两页的劳动合同最好加盖骑缝章;用人单位还可以使用人社部网站提供的劳动合同样本，需要在劳动合同中体现的单位规章制度，可以作为合同的附件。签订书面劳动合同时，一定要劳动者本人携带身份证等能够证明身份的证件，在验证身份后由其本人亲自签字;签字后的书面劳动合同在公司统一签章后，一份单位留存存档，一份发还劳动者，发还劳动者时让劳动者签收。

  及时办理社会保险。建议在劳动者入职后参加上岗培训前，就与其签订劳动合同并办理社会保险登记、缴纳社会保险费。